Slik foregår tilsyn fra NSM

Publisert: 17.06.2014

NSM gjennomfører tilsyn med utgangspunkt i NS-EN ISO 19011 i den enkelte virksomhet etter forutgående varsel. Plan for gjennomføring avtales med virksomheten før feltarbeidet starter. Rapport etter tilsyn vil beskrive eventuelle pålegg om forbedringer.

Varsel om tilsyn

Tilsyn varsles formelt med angivelse av hvilken del av virksomheten, og hvilke fagområder, det skal føres tilsyn med. Varselet omfatter normalt også krav om oversendelse av dokumentasjon som underlag for revisjonen. Unntaksvis kan tilsyn også gjennomføres uten forutgående varsel.

Gjennomføring

Tilsyn gjennomføres som undersøkelser og intervjuer i virksomheten (feltarbeid). Plan for gjennomføring av tilsynet vil bli sendt virksomheten før feltarbeid starter. Feltarbeidet avsluttes med et sluttmøte der virksomheten får anledning til å uttale seg om det som er fremkommet gjennom feltarbeidet og ved gjennomgang av tilsendt dokumentasjon.

Rapport

  • NSM praktiserer "negativ rapportering", dvs at eventuelle forbedringer presenteres som avvik eller observasjoner.
  • NSMs tilsyn er stikkprøvebasert og følgelig ikke en fullstendig gjennomgang av en virksomhets forebyggende sikkerhetsarbeid.
  • Avvik: manglende samsvar med bestemmelsene, skal korrigeres
  • Observasjon: en forbedring NSM mener virksomheten bør vurdere, selv om den ikke innebærer manglende samsvar med bestemmelsene.
  • Revisjonsbevis: faktiske forhold eller annen informasjon som kan verifiseres.
  • Rapport etter tilsyn oversendes sammen med eventuelle pålegg om forbedringer. Virksomheten får mulighet til å uttale seg om rapportens innhold og eventuelle pålegg, før disse oversendes i endelig rapport. Pålegg som gis virksomhetene ved oversendelse av endelig rapport kan påklages.

Korrigering av avvik

Avvik skal korrigeres slik at forhold bringes i orden, og slik at tilsvarende avvik ikke gjenoppstår - gjennom å undersøke og fjerne underliggende årsaker.

Eksempel på korrigering av avvik

Dersom NSM i et avvik påpeker at "virksomheten hadde ikke utarbeidet skriftlige instrukser for rutiner og prosedyrer innenfor alle aktuelle fagområder", vil avviket være underbygget med fakta (revisjonsbevis). I dette tilfellet vil revisjonsbevisene være en opplisting av (helst flere) manglende eller manglefulle skriftlige instrukser. For å korrigere et slikt avvik slik at det ikke gjennoppstår, må virksomheten:

  • etablere og iverksette de skriftlige instrukser for rutiner og prosedyrer som er påvist mangler, jf revisjonsbevisene
  • undersøke om det mangler skriftlige instrukser for rutiner og prosedyrer innen andre aktuelle fagområder enn dem som er påpekt av NSM, og etablere og iverksette disse
  • sørge for at alle instrukser for rutiner og prosedyrer innen forebyggende sikkerhet blir holdt ved like og at behov for nye instrukser vurderes regelsmessig

Når et tilsyn er avsluttet

Når et tilsyn er avsluttet, kan NSM bistå virksomheten med å bringe sikkerhetstjenesten i samsvar med regelverket. Slik bistand kan gis gjennom veiledning eller eventuelt som konkrete råd knyttet til behov for forbedring.